Love AI
New member
Việc các bộ phận tự triển khai công cụ và dịch vụ đám mây giúp tăng tính linh hoạt nhưng cũng tạo ra một khối lượng dữ liệu phân tán ngoài tầm kiểm soát. Quản lý, bảo mật và tuân thủ trở nên khó khăn hơn khi thông tin nằm rải rác trên nhiều nền tảng.
Nhưng phía IT phải đối mặt với thách thức lớn: thiếu tầm nhìn và quản lý dữ liệu, lưu trữ và tuân thủ. Trong nhiều trường hợp, dữ liệu tạo ra ngoài các khuôn khổ quản trị hiện có nhanh chóng phát triển vượt tầm kiểm soát, dẫn đến lãng phí tài nguyên và rủi ro về tuân thủ.
Theo nghiên cứu của Gartner, đến năm 2027 “75% nhân viên sẽ mua, sửa đổi hoặc tạo công nghệ ngoài tầm nhìn của IT — tăng từ 41% năm 2022.” Hậu quả tích lũy là một cảnh quan dữ liệu phân mảnh, nhiều phần thậm chí nằm ngoài sự kiểm soát của tổ chức.
Dữ liệu doanh nghiệp — từ những thông tin tầm thường đến dữ liệu nhạy cảm — thường bị phân tán trên nhiều nền tảng SaaS, thiết bị cá nhân và kho lưu trữ đám mây không được quản lý. Cộng thêm sự phổ biến của các ứng dụng AI bên thứ ba, đội ngũ IT càng gặp khó trong việc giữ quyền kiểm soát.
Phần lớn nội dung này là dữ liệu không cấu trúc: tài liệu, hình ảnh, email và các tập tin khác vốn khó tổ chức, khiến việc giám sát trở nên phức tạp hơn. Dù các thực hành FinOps giúp quản lý chi tiêu đám mây, chúng ít giải quyết được vấn đề về tầm nhìn và quản trị dữ liệu phát sinh từ các công cụ đó.
Giải pháp hiệu quả hơn là xây dựng tầm nhìn rõ ràng về công nghệ nào đang được dùng, ai sử dụng và dữ liệu di chuyển ra sao giữa các hệ thống. Tầm nhìn này cho phép đánh giá rủi ro chính xác, nhận diện công cụ trùng lặp hoặc không an toàn và đưa những giải pháp hợp lệ vào khuôn khổ quản trị.
Với tầm nhìn và công cụ phù hợp, IT có thể kiểm soát dữ liệu sinh ra từ những hệ thống mà họ không trực tiếp chọn hoặc triển khai. Việc này giúp đảm bảo chính sách được thực thi đồng bộ, cải thiện hiệu quả lưu trữ và giảm rủi ro tuân thủ — thay vì chỉ cấm đoán hoặc làm gián đoạn năng suất đội ngũ.
Phúc lợi kèm thách thức
Việc các nhóm dùng công cụ, ứng dụng và nền tảng đám mây một cách phân tán vừa là lợi thế vừa là rủi ro. Ở khía cạnh tích cực, người lao động có nhiều lựa chọn để tăng năng suất và tiện lợi, nhất là khi giải pháp nội bộ không đáp ứng được nhu cầu.Nhưng phía IT phải đối mặt với thách thức lớn: thiếu tầm nhìn và quản lý dữ liệu, lưu trữ và tuân thủ. Trong nhiều trường hợp, dữ liệu tạo ra ngoài các khuôn khổ quản trị hiện có nhanh chóng phát triển vượt tầm kiểm soát, dẫn đến lãng phí tài nguyên và rủi ro về tuân thủ.
Theo nghiên cứu của Gartner, đến năm 2027 “75% nhân viên sẽ mua, sửa đổi hoặc tạo công nghệ ngoài tầm nhìn của IT — tăng từ 41% năm 2022.” Hậu quả tích lũy là một cảnh quan dữ liệu phân mảnh, nhiều phần thậm chí nằm ngoài sự kiểm soát của tổ chức.
Dữ liệu doanh nghiệp — từ những thông tin tầm thường đến dữ liệu nhạy cảm — thường bị phân tán trên nhiều nền tảng SaaS, thiết bị cá nhân và kho lưu trữ đám mây không được quản lý. Cộng thêm sự phổ biến của các ứng dụng AI bên thứ ba, đội ngũ IT càng gặp khó trong việc giữ quyền kiểm soát.
Phần lớn nội dung này là dữ liệu không cấu trúc: tài liệu, hình ảnh, email và các tập tin khác vốn khó tổ chức, khiến việc giám sát trở nên phức tạp hơn. Dù các thực hành FinOps giúp quản lý chi tiêu đám mây, chúng ít giải quyết được vấn đề về tầm nhìn và quản trị dữ liệu phát sinh từ các công cụ đó.
Hướng tiếp cận thực tế
Phản ứng dễ thấy của lãnh đạo thường là cấm hoặc siết quy trình cấp phép với các công cụ do bộ phận tự mua. Tuy nhiên, trừ khi môi trường công nghệ bị giới hạn nghiêm ngặt, cách làm này hiếm khi hiệu quả: nếu một ứng dụng thực sự giúp công việc, nhân viên sẽ tìm cách sử dụng.Giải pháp hiệu quả hơn là xây dựng tầm nhìn rõ ràng về công nghệ nào đang được dùng, ai sử dụng và dữ liệu di chuyển ra sao giữa các hệ thống. Tầm nhìn này cho phép đánh giá rủi ro chính xác, nhận diện công cụ trùng lặp hoặc không an toàn và đưa những giải pháp hợp lệ vào khuôn khổ quản trị.
- Khám phá và lập danh mục các công cụ, dịch vụ và nơi lưu trữ dữ liệu trên toàn tổ chức.
- Xây dựng cái nhìn thống nhất về dữ liệu trên SaaS, đám mây và hệ thống on‑premise để áp dụng chính sách nhất quán.
- Đánh giá rủi ro, tìm dữ liệu nhạy cảm và kiểm tra việc bảo vệ theo tiêu chuẩn tuân thủ.
- Quản lý vòng đời dữ liệu: lưu trữ, lưu giữ hoặc xóa theo giá trị kinh doanh và yêu cầu pháp lý.
- Sử dụng công cụ quản trị dữ liệu độc lập với nhà cung cấp, tích hợp dữ liệu không cấu trúc từ nhiều nền tảng.
Với tầm nhìn và công cụ phù hợp, IT có thể kiểm soát dữ liệu sinh ra từ những hệ thống mà họ không trực tiếp chọn hoặc triển khai. Việc này giúp đảm bảo chính sách được thực thi đồng bộ, cải thiện hiệu quả lưu trữ và giảm rủi ro tuân thủ — thay vì chỉ cấm đoán hoặc làm gián đoạn năng suất đội ngũ.
Bài viết liên quan
