Giải pháp AI cho dự án zombie hao năng suất

[Phi Vũ]

Những dự án 'zombie' — không bị hủy nhưng cũng không tiến triển — đang âm thầm tiêu tốn thời gian và giảm hiệu suất đội ngũ. Áp dụng trí tuệ nhân tạo có thể giúp phát hiện, phân loại và hỗ trợ quyết định để đóng hoặc khôi phục các dự án này.

Dự án zombie là gì và tại sao đáng lo​

Dự án zombie là những công việc không được hoàn tất nhưng cũng không chính thức kết thúc, nằm trong trạng thái limbo và tiêu tốn năng lực của nhóm. Nghiên cứu cho thấy 41% người lao động tại Anh thường kéo dự án sang năm mới, và 90% người được khảo sát toàn cầu xác nhận những dự án này gây ra vấn đề.

Hậu quả không chỉ là giảm năng suất mà còn ảnh hưởng tới tinh thần nhân viên: khoảng 33% người lao động tại Anh cảm thấy căng thẳng vì các dự án bị treo, 28% nói chúng dẫn tới kiệt sức nhóm, và 30% lo ngại bị đánh giá tiêu cực nếu quyết định đóng một dự án.

Nguyên nhân chính là sự mơ hồ về quyền quyết định và quy trình đóng dự án. Nhiều cấu trúc tổ chức chỉ tập trung giao dự án chứ không có trách nhiệm rõ ràng để kết thúc chúng, khiến công việc tiếp tục theo mặc định thay vì được đánh giá lại.

Những bước cơ bản để xử lý dự án zombie​

• Định nghĩa rõ quyền sở hữu: xác định ai có quyền quyết định tiếp tục hoặc dừng dự án.
• Thiết lập trạng thái rõ ràng: gắn nhãn dự án là 'hoàn thành', 'đang thực hiện' hay 'tạm dừng' và duy trì hệ thống chia sẻ chung.
• Tài liệu hóa tiến trình và kết quả: cập nhật định kỳ, liên kết các mục tiêu đã thỏa thuận để dễ đánh giá tác động.
• Chuẩn hoá tiêu chí nghỉ dự án: khi nào một dự án nên bị đóng dựa trên kết quả, chi phí cơ hội và nguồn lực.

AI hỗ trợ như thế nào​

Công cụ AI có thể tự động thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động dự án để phát hiện những công việc chậm tiến hoặc không còn phù hợp. AI giúp tăng tính minh bạch, giảm mơ hồ và hỗ trợ ra quyết định bằng cách:

• Theo dõi hoạt động dự án theo tham số đã thống nhất và cảnh báo khi tiến độ lệch khỏi kế hoạch.
• Xếp hạng nhiệm vụ theo mức độ tác động để ưu tiên nguồn lực.
• Tóm tắt nhanh các dự án quan trọng, dự án tiêu tốn năng lực không rõ mục tiêu, và các công việc không có tiến triển.
• Giảm gánh nặng đánh giá thủ công bằng cách cung cấp góc nhìn cô đọng, giúp quyết định nên tiếp tục, điều chỉnh hay đóng dự án.

AI không tạo ra thêm thời gian, nhưng nó làm lộ ra nơi thời gian bị lãng phí và giúp nhóm đưa ra quyết định sáng suốt về việc chôn vùi hay hồi sinh một dự án.

Kết luận​

Dự án trở thành 'zombie' khi quyền ra quyết định không rõ ràng và thông tin cần thiết để đánh giá dự án khó tìm. Kết hợp quy trình rõ ràng với công cụ AI có thể giúp phát hiện sớm, ưu tiên công việc có giá trị và quyết định khi nào nên kết thúc những dự án tiêu tốn nguồn lực vô ích.

Nguồn: Techradar