AI Xây dựng hệ thống làm việc cá nhân tự động với Notion AI

[Centrixsoftware]

Nếu bạn thường xuyên rơi vào trạng thái “bận cả ngày nhưng không xong việc quan trọng”, rất có thể bạn đang thiếu một thứ: hệ thống. Không phải thêm app, không phải thêm kỹ thuật phức tạp—mà là một cách làm việc có quy trình rõ: việc đến đâu, vào đâu, xử lý ra sao, review khi nào.
Notion là nơi phù hợp để làm điều đó vì bạn có thể gom task – project – notes – tài liệu vào một workspace. Và Notion AI làm hệ thống “tự động” hơn ở những khâu tốn công nhất: phân loại inbox, viết kế hoạch ngày, tổng hợp tuần, chuẩn hóa ghi chú.
Bài này sẽ hướng dẫn bạn build một hệ thống tối giản nhưng chạy bền, kèm prompt để bạn “cắm là chạy”.

Vì sao bạn bận nhưng vẫn không hiệu quả?​

3 lý do cực phổ biến:

1. Việc đến từ quá nhiều nơi
   Tin nhắn, email, note giấy, đầu bạn… Không có nơi tập trung = mất kiểm soát.
2. Không có inbox trung tâm
   Bạn ghi việc ở 5 chỗ. Đến lúc cần làm thì quên.
3. Không review
   Không review nghĩa là tuần trôi qua, bạn chỉ phản ứng (react) thay vì chủ động (plan).

Giải pháp: một hệ thống tối giản theo tư duy GTD + PARA.

Xem thêm: Nâng cấp Tài khoản Notion AI Pro – 12 tháng​

Triết lý hệ thống: GTD + PARA (tối giản hoá)​

GTD (Getting Things Done) bản đơn giản:​

• Inbox: gom mọi thứ vào 1 chỗ
• Clarify: rõ đây là gì, làm gì tiếp
• Organize: đưa vào Task/Project/Note
• Review: nhìn lại để điều chỉnh
• Do: làm theo ưu tiên

PARA:​

• Projects: việc có deadline/kết quả rõ
• Areas: mảng duy trì (sức khoẻ, tài chính…)
• Resources: tài liệu tham khảo
• Archive: lưu trữ

Bạn không cần nhớ lý thuyết, chỉ cần 4 database chạy đúng.

---

Setup 4 database cốt lõi (làm 1 lần)​

1) Inbox​

Cột gợi ý: Item, Source, Type, Priority, Next step, Status

2) Tasks​

Task, Project, Due date, Priority, Effort (S/M/L), Status

3) Projects​

Project, Goal, Deadline, Next milestone, Status

4) Notes/Resources​

Title, Tags, Summary, Key takeaways, Link


Tạo thêm Dashboard “Today / This Week / Someday” để bạn nhìn nhanh.

---

Notion AI giúp tự động hoá cá nhân ở đâu?​

1) Triage Inbox​

Bạn đổ hết vào inbox, AI giúp:

• phân loại (Task/Note/Reference/Someday)
• gợi ý priority
• đề xuất next step

Prompt triage:

Phân loại từng item trong Inbox thành: Task / Note / Reference / Someday.
Với item là Task: đề xuất Priority + Effort + Deadline hợp lý.
Cuối cùng chọn “Big 3 hôm nay” và giải thích ngắn.

2) Daily plan (kế hoạch ngày)​

Thay vì tự nghĩ “hôm nay làm gì”, bạn lấy từ tasks.


Prompt daily plan:

Dựa trên tasks đến hạn và priority, tạo kế hoạch ngày theo time-block 3 khung: sáng/chiều/tối. Chọn Big 3, và thêm 1 việc nhỏ “quick win” 10 phút.

3) Weekly review​

Đây là thứ làm bạn “đổi đời” nếu làm đều.


Prompt weekly review:

Tổng hợp tuần này theo cấu trúc:

• Done (top 5)
• Not done + lý do
• Bài học rút ra (3 ý)
• Tuần tới: 3 mục tiêu + 5 next actions
• Stop doing list (3 việc nên dừng)

4) Chuẩn hoá notes​

Ghi chú thô thường khó tìm lại. AI giúp tạo summary + tag.


Prompt note cleanup:

Tóm tắt note này 3 câu. Trích 5 key takeaways dạng bullet. Gợi ý 3–5 tag (danh từ) để dễ tìm.

5) Tạo SOP cá nhân​

Bạn có thể tạo routine:

• routine sáng
• routine bắt đầu làm việc
• routine kết thúc ngày

Prompt SOP cá nhân:

Tạo SOP “kết thúc ngày” 10 phút: checklist + thứ tự ưu tiên + câu nhắc để chốt Big 3 ngày mai.

---

Workflow 10 phút mỗi ngày (để hệ thống chạy bền)​

• 3 phút: inbox dump (đổ mọi thứ vào)
• 3 phút: AI triage (phân loại + next step)
• 2 phút: daily plan (Big 3 + time blocks)
• 2 phút: chốt 1 việc bắt đầu ngay (để khỏi trì hoãn)

Bạn sẽ bất ngờ vì chỉ 10 phút cũng đủ giữ hệ thống không “sập”.

---

Workflow 30 phút mỗi tuần (weekly review)​

• 10’: tổng hợp done/not done
• 10’: chọn 3 mục tiêu tuần tới
• 5’: time-block khung giờ quan trọng
• 5’: dọn inbox + stop doing list

---

20 prompt Notion AI cho hệ thống cá nhân (copy dùng liền)​

1. Triage inbox (task/note/reference/someday)
2. Big 3 hôm nay
3. Time-block kế hoạch ngày
4. Weekly review theo cấu trúc
5. Stop doing list
6. Project kickoff (goal, milestone, risks)
7. Next actions cho project
8. Rút gọn task list còn 10 việc quan trọng
9. Ước lượng effort S/M/L
10. Tóm tắt note 3 câu + key takeaways
11. Gợi ý tag cho note
12. Viết SOP routine sáng
13. Viết SOP routine kết thúc ngày
14. Viết email nhanh từ bối cảnh
15. Viết báo cáo tuần cá nhân
16. Tạo checklist trước khi bắt đầu dự án
17. Tạo “decision log”
18. Tạo kế hoạch 14 ngày cho mục tiêu
19. Tạo kế hoạch 30 ngày
20. Phân tích vì sao trì hoãn và đề xuất sửa

---

7 sai lầm khiến hệ thống sập (và cách tránh)​

1. Làm quá phức tạp → bắt đầu tối giản
2. Không review → weekly review là bắt buộc
3. Không có inbox trung tâm → mọi thứ phải đổ về 1 chỗ
4. Không chuẩn hoá naming → khó tìm, AI khó bám
5. Lạm dụng AI → AI chỉ giúp nhanh, bạn vẫn phải quyết
6. Không chốt Big 3 → cả ngày làm việc vặt
7. Không có “stop doing list” → việc tăng mãi

---

Kết luận​

Một hệ thống làm việc cá nhân tốt không phải hệ thống đẹp nhất—mà là hệ thống bạn duy trì được. Notion AI giúp bạn duy trì dễ hơn bằng cách tự động hoá những phần “mất công”: triage inbox, viết kế hoạch ngày, tổng hợp tuần, chuẩn hoá ghi chú. Chỉ cần 10 phút/ngày + 30 phút/tuần, bạn sẽ chuyển từ “bận” sang “chủ động”.