AI Tự động hóa công việc hàng ngày bằng Notion AI (Hướng dẫn chi tiết)

[Centrixsoftware]

“Tự động hóa” nghe rất to tát, nhưng với Notion AI, bạn có thể bắt đầu từ thứ gần gũi nhất: đỡ phải làm lại những việc lặp đi lặp lại mỗi ngày như tóm tắt họp, trích việc cần làm, viết báo cáo tuần, chuẩn hoá tài liệu, gắn tag cho ghi chú, biến note thành task…


Notion AI mạnh nhất ở chỗ: nó làm việc ngay trong trang Notion và dùng context của page để tạo nội dung “đúng việc – đúng ngữ cảnh”.
Và nếu bạn cần tự động hoá liên app (Slack/Gmail/Sheets…), bạn có thể nối Notion với Zapier để tạo workflow “đổ dữ liệu – thông báo – cập nhật” tự chạy.


Dưới đây là hướng dẫn A–Z để bạn dựng một hệ thống tự động hóa Notion AI dùng được mỗi ngày.

“Tự động hóa” với Notion AI là gì? (đặt đúng kỳ vọng)​

Đừng hiểu tự động hóa = “bấm 1 nút, mọi thứ tự xong”. Thực tế, tự động hóa với Notion AI thường có 3 mức:

Mức 1: Tự động hóa nội dung​

AI giúp bạn: tóm tắt, viết lại, chuyển bullet thành văn bản, tạo email, tạo SOP… ngay trong page.

Mức 2: Tự động hóa hệ thống​

Template + database + AI autofill giúp bạn biến dữ liệu rời rạc thành hệ thống có cấu trúc (summary/tag/insight tự tạo).

Mức 3: Tự động hóa liên app​

Dùng Zapier để kết nối Notion với hàng ngàn ứng dụng khác, tạo luồng “khi A xảy ra → làm B”.


Nếu bạn làm đúng theo thứ tự: Mức 1 → Mức 2 → Mức 3, bạn sẽ thấy hiệu quả tăng rất nhanh mà không bị “vỡ hệ thống”.

4 “vũ khí” cốt lõi của Notion AI để tự động hóa​

1) AI blocks trong tài liệu (Docs)​

Notion có các AI blocks như:

• Summarize (tóm tắt)
• Action items (trích việc cần làm)
• Custom AI block (tạo đầu ra theo prompt của bạn)
  Điểm hay là các block này dùng context của chính trang đó, và có thể nhúng vào database templates để thành quy trình lặp lại.

2) Autofill trong Database​

Notion AI hỗ trợ “làm giàu dữ liệu” trong database (ví dụ tạo summary, tag, phân loại, trích insight…).

3) Notion AI như “teammate” trong workspace​

Notion mô tả Notion AI là đồng đội tích hợp sẵn trong Notion, có thể làm việc dựa trên nội dung bạn lưu và thậm chí tìm trong app kết nối (tuỳ plan).

4) Tích hợp Zapier để tự động hoá liên app​

Notion có trang tích hợp Zapier chính thức, cho phép kết nối Notion với 8,000+ apps và thiết lập workflow (Zaps) nhanh.

Setup 1 lần dùng mỗi ngày: “Notion Automation Hub”​

Bạn chỉ cần 4 database + 1 page prompt.

(1) Database: Inbox (mọi thứ đổ về 1 chỗ)​

Field gợi ý:

• Item
• Loại (Idea/Task/Note/Link)
• Ưu tiên (High/Med/Low)
• Trạng thái (New/Triage/Done)
• Next step

(2) Database: Tasks​

• Task, Owner, Priority, Due date, Status, Effort (S/M/L)

(3) Database: Meetings​

• Agenda, Notes, Summary (AI), Action items (AI), Attendees

(4) Database: Knowledge/Wiki (SOP)​

• Quy trình, checklist, template chuẩn

(5) Page: Prompt Library​

Lưu 10–20 prompt “xài hoài” để không phải nghĩ lại mỗi lần.

7 workflow tự động hóa công việc hằng ngày (từng bước + prompt)​

Workflow 1: Tự động tóm tắt họp + trích việc cần làm (đỉnh nhất)​

Mục tiêu: họp xong là có recap + task rõ ràng trong 30 giây.
Dùng AI blocks Summarize và Action items.


Cách làm:

1. Ghi note họp vào Meeting page (dạng bullet càng tốt)
2. Chèn block /summarize → ra recap
3. Chèn block /action items → ra danh sách việc
4. Copy action items sang database Tasks (hoặc tạo template liên kết)

Prompt nâng cấp (custom AI block):

Tóm tắt cuộc họp thành 5 gạch đầu dòng. Sau đó tạo Action items theo format: Việc / Người phụ trách / Deadline / Mức ưu tiên. Cuối cùng thêm “Risks & Blockers” (nếu có).

Workflow 2: Biến “note rời rạc” thành task có cấu trúc​

Mục tiêu: chụp màn hình/ghi nhanh 5 dòng → thành checklist rõ ràng.


Prompt:

Từ ghi chú dưới đây, hãy trích xuất danh sách việc cần làm theo format: Task | Kết quả mong đợi | Deadline | Priority | Effort (S/M/L). Nếu thiếu deadline, đề xuất deadline hợp lý.

---

Workflow 3: Tự động viết Status report/Weekly update từ database Tasks​

Mục tiêu: khỏi ngồi tổng hợp báo cáo tuần.


Cách làm:

1. Tạo 1 page “Weekly Update”
2. Embed view Tasks lọc theo “tuần này”
3. Dùng custom AI block để viết báo cáo từ dữ liệu đang hiện

Prompt:

Dựa trên danh sách tasks hiển thị ở trên, viết weekly update theo cấu trúc:

• Wins (3 bullet)
• In progress (3 bullet)
• Blockers (nếu có)
• Next week plan (3 bullet)
  Ngắn gọn, chuyên nghiệp, dễ gửi cho sếp.

Workflow 4: Tự động gắn tag + tạo summary cho tài liệu bằng Autofill​

Mục tiêu: database “Knowledge/Research” tự sạch và dễ tìm.


Notion AI hỗ trợ autofill trong database để tạo/giàu hóa dữ liệu.


Cách làm:

• Trong database Notes/Research, tạo property dạng AI:
  
  • Summary (2–3 câu)
  • Tags (3–5 tag)
  • Key takeaways (3 bullet)

Prompt cho Summary (AI property):

Tóm tắt nội dung trang này trong 2–3 câu, ưu tiên kết luận và hành động.

Prompt cho Tags:

Gợi ý 3–5 tag dạng danh từ, không trùng lặp, đúng chủ đề.

Workflow 5: Tự động tạo email/biên bản/công văn theo template trong 1 phút​

Bạn có thể nhúng custom AI block vào template để mỗi lần chỉ điền bối cảnh và bấm chạy.


Template “Email nhanh” nên có:

• Người nhận là ai
• Mục tiêu email
• Bối cảnh 1–2 câu
• Deadline
• CTA
• Tone

Prompt:

Viết email theo bối cảnh trên. Trả ra:

1. 5 subject lines
2. 2 phiên bản body: short (≤90 từ) và full (≤160 từ)
   Tone: chuyên nghiệp, rõ ràng, lịch sự. Có CTA cụ thể.

Workflow 6: Tự động hoá “Inbox triage” mỗi sáng​

Mục tiêu: mỗi ngày chỉ cần 5 phút để phân loại và chọn 3 ưu tiên.


Cách làm:

1. Mọi link/ý tưởng/việc vặt đổ về Inbox
2. Dùng Notion AI phân loại + đề xuất next step

Prompt:

Phân loại từng item trong Inbox thành: Task / Note / Reference / Someday.
Với item là Task, đề xuất Priority + Deadline.
Cuối cùng chọn “Daily Big 3” (3 việc quan trọng nhất hôm nay) và giải thích ngắn.

Workflow 7: Tự động hoá liên app với Zapier (Notion ↔ Gmail/Slack/Sheets…)​

Zapier cho phép kết nối Notion với 8,000+ apps và thiết lập Zaps nhanh.


3 Zap mẫu dễ áp dụng:

1. New Google Calendar event → tạo Meeting page trong Notion
2. New row in Google Sheets → tạo record trong Notion database
3. New task in Notion → gửi Slack message nhắc việc

20 prompt Notion AI cho tự động hóa (copy dùng liền)​

1. Tóm tắt note thành 5 bullet + decision
2. Trích action items (Task/Owner/Deadline/Priority)
3. Chuyển bullet thành SOP có checklist
4. Viết weekly report từ tasks tuần này
5. Viết daily plan (Big 3 + time-block)
6. Tạo template meeting agenda theo mục tiêu cuộc họp
7. Viết email 2 phiên bản + 5 subject
8. Tạo “risk log” từ dự án
9. Tạo “project kickoff doc” từ 7 gạch đầu dòng
10. Tạo FAQ cho tài liệu nội bộ
11. Gắn tag & summary cho page
12. Tạo checklist QA trước khi publish
13. Viết lại đoạn văn gọn 30%
14. Đổi tone: thân thiện/trang trọng/dứt khoát
15. Tạo onboarding doc cho nhân sự mới
16. Tổng hợp “learning” từ tuần này
17. Tạo OKR quý từ mục tiêu năm
18. Tạo kế hoạch 14 ngày cho dự án
19. Tạo email follow-up sau họp
20. Chuẩn hoá format tài liệu theo guideline

Lỗi thường gặp & cách sửa để automation “chạy thật”​

• Prompt mơ hồ → thêm format đầu ra + độ dài + tiêu chí
• Không có template → mỗi lần lại làm lại từ đầu
• Database thiếu property → AI không “điền đúng ô”
• Không review → AI có thể sai tên/deadline → luôn có checklist trước khi gửi

Kết luận​

Muốn tự động hoá bằng Notion AI, hãy nhớ: tự động hóa tốt nhất bắt đầu từ cái lặp lại (tóm tắt, action items, status report, gắn tag), sau đó mới nâng lên database autofill và tích hợp Zapier. Khi bạn có template + prompt library, Notion AI thực sự giống “đồng đội” làm hậu kỳ mỗi ngày.