Mẹo Hay Hướng Dẫn Tạo Agent Theo Dõi Đơn Hàng & Cảnh Báo Tồn Kho Bằng Zapier

[Long Huỳnh]

Hướng Dẫn Tạo Agent Theo Dõi Đơn Hàng & Cảnh Báo Tồn Kho Bằng Zapier​

Bạn bán hàng online trên Shopee, Shopify, TikTok Shop…
Bạn muốn theo dõi đơn hàng mới + được cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hàng?

Với Zapier AI Agents, bạn có thể tạo một “nhân viên kho ảo” tự động theo dõi đơn – cập nhật tồn – cảnh báo khi cần refill mà không cần mở file hay phần mềm thủ công.

Mục tiêu bài hướng dẫn​

Tạo một agent thực hiện 3 tác vụ:

1. Theo dõi đơn hàng mới từ Shopee/Shopify
2. Cập nhật tồn kho sản phẩm vào Google Sheets
3. Nếu tồn < 5 → gửi cảnh báo vào Telegram / Email / Slack
4. (Tuỳ chọn): Tạo task refill hàng trên Notion

🛠 Cần chuẩn bị​

• Tài khoản Zapier (bản Starter trở lên)
• Tài khoản kết nối với Shopee, Shopify hoặc nền tảng bạn đang dùng
• Google Sheets chứa danh sách sản phẩm và số lượng tồn
• Telegram Bot (nếu muốn cảnh báo qua Telegram)
• Tài khoản Notion hoặc Slack (tuỳ nơi bạn tạo task refill)

Cách tạo Agent chi tiết​

Bước 1: Tạo Agent mới​

Vào: https://zapier.com/agents
Bấm “Create Agent”

Tên: Order &amp; Inventory Watcher
Prompt mô tả:

Whenever a new order is received, log it to a Google Sheet, update inventory quantity based on the product sold, and send an alert if any item's stock falls below 5. Also, create a refill task in Notion if stock is low.

Bước 2: Trigger đơn hàng mới (bước 1)​

App: Shopify / Shopee / WooCommerce
Event: New Order
Tự động kích hoạt mỗi khi có đơn mới.
Trích xuất thông tin:

• Tên sản phẩm
• Số lượng mua
• Ngày đặt hàng
• Email/SĐT khách (nếu cần lưu)

Bước 3: Cập nhật Google Sheets (bước 2)​

App: Google Sheets
Action: Lookup Row → tìm sản phẩm theo tên
Tiếp theo: Update Row → trừ số lượng sản phẩm vừa bán
Ví dụ: sản phẩm A còn 7, khách mua 3 → cập nhật còn 4

Bước 4: Kiểm tra tồn kho & cảnh báo (bước 3)​

Logic:

• Nếu số lượng tồn sau khi trừ < 5
  → Kích hoạt cảnh báo

App cảnh báo có thể chọn:

• Telegram: dùng Send Message via Bot
• Slack: gửi vào channel #stock-alerts
• Email: gửi đến quản lý kho

Nội dung cảnh báo:

TỒN KHO THẤP!
Sản phẩm: {{tên sản phẩm}}
Hiện chỉ còn: {{số lượng}}
Thời gian: {{ngày giờ}}

Bước 5: Tạo task refill (tuỳ chọn)​

App: Notion / Trello / Slack
Action: Create Page / Task
Nội dung:

• Tên sản phẩm cần refill
• Mức tồn hiện tại
• Gợi ý hành động: nhập thêm, gọi NCC, kiểm tra lại

Gợi ý nâng cao​

• Có thể phân loại cảnh báo:
  • < 5: Cảnh báo vàng
  • < 2: Cảnh báo đỏ – cần refill gấp
• Kết hợp ChatGPT để viết nội dung cảnh báo mang tính "nhắc nhẹ" dễ chịu
• Thêm báo cáo tổng hợp tồn kho mỗi ngày/lần/tuần

Kết quả sau khi thiết lập​

Từ nay:
Đơn hàng mới tự động ghi vào Sheet
Tồn kho cập nhật chuẩn từng đơn
Hết hàng được cảnh báo kịp lúc
Nhắc refill không còn phụ thuộc “trí nhớ con người”

FAQ​

Q1: Có dùng được với nhiều nền tảng không (Shopee + Shopify)?
A1: Có. Bạn có thể tạo nhiều trigger cùng lúc – mỗi trigger từ 1 nền tảng.

Q2: Có cần nhân viên theo dõi Sheet nữa không?
A2: Không! Zapier đã làm phần cập nhật và cảnh báo hoàn toàn tự động.

Q3: Có cần lập trình không?
A3: Không cần. Tất cả được kéo – thả và hướng dẫn bởi AI Agent trong Zapier.

Tổng kết​

“Biết tồn kho thấp khi đã mất đơn là điều không ai muốn.”
Nhưng giờ đây, với Zapier Agent theo dõi đơn hàng và tồn kho, bạn:

• Theo dõi sát từng sản phẩm
• Chủ động refill đúng lúc
• Không để mất khách vì hết hàng!

Tạo ngay Agent tại: https://zapier.com/agents
Bài viết bởi Long Huỳnh – Diễn đàn Cộng Đồng AI | congdongai.vn