Hướng dẫn sử dụng Xembly AI từ A–Z
Hướng dẫn sử dụng Xembly AI từ A–ZTrợ lý meeting giúp dân văn phòng tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần
Vì sao Xembly AI đáng chú ý trong môi trường làm việc hiện đại?
Dân văn phòng ngày nay gặp một bài toán quen thuộc:- Họp nhiều nhưng thiếu ghi chép hệ thống
- Quên action items sau cuộc họp
- Tốn thời gian viết recap
- Không theo dõi được tiến độ task
Tự động ghi chú Tóm tắt nội dung Tạo task & nhắc việc Tích hợp lịch và công cụ làm việc
Hướng dẫn sử dụng Xembly AI từng bước
BƯỚC 1: Đăng ký & kết nối lịch
- Truy cập Xembly
- Đăng ký bằng email công việc
- Kết nối:
- Google Calendar
- Outlook
Sau khi kết nối, Xembly có thể:- Theo dõi lịch họp
- Tự động tham gia cuộc họp
BƯỚC 2: Cho phép Xembly tham gia cuộc họp
Xembly có thể:- Tham gia Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Auto-join meeting
hoặc - Thêm bot Xembly vào cuộc họp thủ công
Sau khi vào họp, Xembly sẽ:- Ghi âm
- Tạo transcript
- Phân tích nội dung
BƯỚC 3: Nhận bản tóm tắt thông minh sau họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, Xembly sẽ gửi:- Meeting summary
- Key decisions
- Action items
- Ai chịu trách nhiệm
- Chỉnh sửa
- Chia sẻ cho team
- Lưu vào hệ thống quản lý công việc
BƯỚC 4: Quản lý action items tự động
Xembly AI có khả năng:- Phát hiện câu dạng:
“Bạn sẽ làm…”
“Chúng ta cần…” - Chuyển thành task
- Gán deadline
- Asana
- Jira
- Trello
- Notion
Đây là điểm giúp giảm “quên việc sau họp”. BƯỚC 5: Sử dụng AI để hỏi lại nội dung cuộc họp
Bạn có thể hỏi:- “Cuộc họp tuần trước đã quyết định gì về ngân sách?”
- “Ai chịu trách nhiệm phần triển khai marketing?”
Đây là tính năng rất hữu ích khi làm việc theo chuỗi dự án dài.
Ứng dụng thực tế của Xembly AI
| Tình huống | Cách dùng | Giá trị |
|---|---|---|
| Họp dự án | Auto recap | Tiết kiệm thời gian |
| Team nhiều phòng ban | Track action items | Tránh sót việc |
| Quản lý | Kiểm soát tiến độ | Minh bạch |
| Startup | Tự động hóa workflow | Tăng hiệu suất |
Gợi ý cách dùng Xembly AI theo từng nhóm người
Manager / Leader
- Theo dõi quyết định chính
- Kiểm soát trách nhiệm từng thành viên
- Xem lại cuộc họp nhanh mà không nghe lại toàn bộ
Nhân viên dự án
- Không cần ghi chép thủ công
- Không bỏ sót task
- Dễ review nội dung cũ
Team vận hành
- Tự động hóa quy trình sau họp
- Đồng bộ với công cụ quản lý task
Prompt gợi ý khi dùng Xembly AI
Bạn có thể hỏi:- “Tóm tắt 3 điểm quan trọng nhất của cuộc họp này.”
- “Liệt kê tất cả action items có deadline.”
- “Có vấn đề rủi ro nào được nhắc đến không?”
- “Ai là người phát biểu nhiều nhất?”
Mẹo tối ưu khi dùng Xembly
Chuẩn hóa cách nói trong họp
Ví dụ:- “Action item: …”
- “Deadline là …”
Kết nối với hệ quản lý task
Đừng để summary nằm riêng lẻ.→ Đồng bộ vào hệ quản lý công việc để tạo giá trị thực.
Kiểm tra recap trước khi gửi
AI có thể hiểu sai ngữ cảnh.→ Luôn review nhanh trước khi chia sẻ.
Checklist nhanh khi dùng Xembly AI
- Kết nối lịch làm việc
- Cho phép bot tham gia họp
- Nhận & kiểm tra meeting summary
- Đồng bộ action items
- Sử dụng AI hỏi lại nội dung
- Tối ưu workflow theo thời gian
FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Xembly AI có ghi âm toàn bộ cuộc họp không?→ Có transcript, nhưng nên thông báo trước cho người tham gia.
2. Có thay thế thư ký hoặc PM không?
→ Không. Đây là công cụ hỗ trợ, không thay thế vai trò quản lý.
3. Có phù hợp với doanh nghiệp lớn không?
→ Phù hợp nếu tích hợp tốt với hệ quản lý nội bộ.
Tổng kết
Xembly AI không làm giảm số lượng cuộc họp.Nhưng giúp:
Cuộc họp có hệ thống Quyết định được ghi nhận rõ ràng Action item không bị thất lạcTrong môi trường làm việc hiện đại,
meeting assistant AI như Xembly đang dần trở thành một lớp công cụ hỗ trợ hiệu suất đáng cân nhắc.
Bài viết liên quan
