Hướng Dẫn Sử Dụng Vertize AI – Lễ Tân Ảo 24/7 Dành Cho Ngành Khách Sạn
Hướng Dẫn Sử Dụng Vertize AI – Lễ Tân Ảo 24/7 Dành Cho Ngành Khách Sạn
Vertize AI là gì?
Vertize AI là một nền tảng “Virtual Receptionist” – lễ tân ảo thông minh 24/7 được xây dựng dành riêng cho ngành khách sạn, resort, homestay và căn hộ dịch vụ.Nhờ tích hợp AI nhận diện giọng nói, xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và quản lý dữ liệu khách hàng (CRM), Vertize AI giúp khách sạn tự động tiếp nhận – phản hồi – hỗ trợ khách mà không cần trực lễ tân suốt ngày đêm.
Nói cách khác, Vertize AI là “lễ tân biết nói – biết nhớ – và biết chăm khách hơn cả người thật”.
Tính năng nổi bật của Vertize AI
| Nhóm tính năng | Mô tả | Lợi ích |
|---|---|---|
 Voice & Chat Receptionist | Nhận cuộc gọi và tin nhắn của khách bằng giọng nói hoặc chat | Phản hồi tự động 24/7 |
 AI Understanding Engine | Hiểu ngôn ngữ tự nhiên, xác định ý định của khách | Trả lời chính xác, tự nhiên |
 Booking & Check-in Automation | Xử lý đặt phòng, gửi mã xác nhận, quản lý check-in/out | Giảm tải công việc lễ tân |
 Scheduling & Task Management | Ghi nhận yêu cầu (dọn phòng, gọi taxi, ăn sáng...) | Tự động gửi thông báo đến bộ phận liên quan |
| Multilingual Support | Giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ | Thu hút khách quốc tế |
 Analytics Dashboard | Báo cáo hành vi, tần suất hỏi – đặt phòng | Giúp tối ưu vận hành & marketing |
Ai nên dùng Vertize AI?
| Đối tượng | Lợi ích cụ thể |
|---|---|
| Chủ khách sạn / resort | Giảm 60% chi phí vận hành lễ tân |
 Quản lý khách sạn | Theo dõi mọi yêu cầu khách theo thời gian thực |
 Nhân viên buồng phòng / kỹ thuật | Nhận nhiệm vụ tự động từ AI khi khách yêu cầu |
| CSKH & Marketing | Có dữ liệu khách để remarketing hiệu quả hơn |
 Chủ homestay / villa | Tự động hóa check-in mà không cần mặt đối mặt |
Hướng dẫn sử dụng Vertize AI chi tiết
Bước 1: Đăng ký tài khoản & khởi tạo khách sạn
- Truy cập Vertize.ai
- Chọn Sign Up → Register Hotel Account
- Nhập thông tin:
- Tên khách sạn / homestay
- Địa chỉ, số điện thoại, website
- Số lượng phòng & loại hình lưu trú
- Chọn gói dịch vụ: Starter / Pro / Enterprise
Gợi ý: Với khách sạn quy mô vừa (30–100 phòng), gói Pro là lựa chọn hợp lý vì hỗ trợ thêm tính năng giọng nói (Voice AI) và API tích hợp CRM. Bước 2: Cài đặt kịch bản lễ tân ảo
- Truy cập Dashboard → AI Reception Flow → Create New Flow
- Chọn loại kịch bản:
- “Check-in Flow” (hướng dẫn khách nhận phòng)
- “Reservation Flow” (đặt phòng tự động)
- “Support Flow” (trợ giúp khách trong kỳ lưu trú)
- Soạn câu hỏi & phản hồi cơ bản, hoặc dùng mẫu có sẵn.
Ví dụ prompt: AI sẽ tự động sinh hội thoại theo ngữ cảnh, bao gồm: Bước 3: Kết nối kênh liên lạc
- Vào Integrations → Connect Platforms
- Kết nối với:
- Facebook Messenger
- Zalo OA / Zalo cá nhân
- WhatsApp Business
- Tổng đài (qua Twilio / SIP)
- Website Chat Widget
Bước 4: Cá nhân hóa giọng nói & phong cách AI
- Vào Settings → Voice Personality
- Chọn giọng AI (Nam / Nữ / Trẻ trung / Chuyên nghiệp).
- Điều chỉnh:
- Tốc độ nói
- Ngữ điệu
- Độ thân mật trong giao tiếp
Gợi ý:- Với khách sạn 4–5 sao → chọn giọng “Calm Female” hoặc “Professional Male”.
- Với homestay / villa → chọn giọng “Warm & Friendly”.
Bước 5: Thiết lập hành động tự động
- Vào Automation → Create Task
- Gắn hành động cho từng câu lệnh của khách:
- “Tôi cần thêm khăn tắm” → Gửi thông báo cho Housekeeping.
- “Phòng tôi chưa dọn” → Tạo task cho nhân viên dọn phòng.
- “Gọi taxi giúp tôi” → Kích hoạt API đặt xe tự động.
Mọi thông báo được gửi tức thì đến app Vertize Staff hoặc Zalo nhóm nhân viên. Bước 6: Kiểm tra hoạt động & tối ưu AI
- Vào Analytics → Conversation Log
- Xem thống kê:
- Lượt tương tác / ngày
- Tỷ lệ phản hồi thành công
- Thời gian phản hồi trung bình
- Tại đây có thể huấn luyện AI bằng cách:
- Thêm training phrases
- Đánh dấu phản hồi sai để AI học lại
Kết quả: Sau 2–3 tuần sử dụng, AI hiểu đúng 90–95% các câu khách hỏi thường gặp.
Ví dụ ứng dụng thực tế
| Kịch bản | Tính năng sử dụng | Hiệu quả đạt được |
|---|---|---|
| Khách đặt phòng ban đêm | Chatbot + Booking Flow | Đặt phòng thành công mà không cần nhân viên trực |
| Check-in tự động | Voice AI + QR Check-in | Tiết kiệm 70% thời gian lễ tân |
| Khách yêu cầu thêm dịch vụ | Task Automation | Tự động gửi thông báo cho đúng bộ phận |
| Quản lý nhiều cơ sở | Multi-Hotel Dashboard | Giám sát mọi chi nhánh cùng lúc |
| Phân tích hành vi khách | Analytics + CRM | Gợi ý chương trình khuyến mãi cá nhân hóa |
Mẹo sử dụng thông minh
Dùng tone giọng đồng nhất với thương hiệu khách sạn để tăng thiện cảm. Gắn logo, màu sắc và tên cơ sở vào giao diện chatbot.
Theo dõi báo cáo “Top 10 câu hỏi khách hay hỏi” để cải thiện dịch vụ.
Kết hợp Vertize AI với công cụ Hotelogix hoặc Octorate để đồng bộ dữ liệu đặt phòng. Định kỳ cập nhật kịch bản AI theo mùa lễ / chương trình ưu đãi.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Q: Vertize AI có thể thay thế hoàn toàn lễ tân thật không?A: Có thể đảm nhiệm phần lớn công việc lặp lại (check-in, hướng dẫn, CSKH cơ bản), nhưng vẫn cần lễ tân thật xử lý tình huống đặc biệt.
Q: Vertize AI có hỗ trợ tiếng Việt không?
A: Có – giọng AI tiếng Việt tự nhiên, nhiều vùng miền.
Q: Có cần cài phần mềm không?
A: Không – chỉ cần truy cập web, mọi thứ đều chạy trên nền tảng cloud.
Q: Có thể gắn vào website khách sạn không?
A: Có – chỉ cần copy đoạn mã widget AI và dán vào website.
Q: AI có ghi nhớ khách hàng cũ không?
A: Có – Vertize lưu lịch sử trò chuyện, thói quen và sở thích của từng khách để cá nhân hóa phản hồi.
Checklist nhanh
Đăng ký tài khoản Vertize AI Cài đặt kịch bản lễ tân ảo Kết nối Messenger / Zalo / Website Chọn giọng & phong cách nói Tự động hóa yêu cầu khách & theo dõi báo cáo
Tổng kết
Vertize AI không chỉ là một công cụ, mà là trợ lý lễ tân ảo chuyên nghiệp – biết nói chuyện tự nhiên, biết phục vụ khách mọi lúc, và không bao giờ mệt mỏi.Trong kỷ nguyên khách sạn thông minh, việc để AI trực lễ tân là bước tiến tất yếu giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa nâng trải nghiệm khách lên một tầm cao mới.
Khi khách vừa “alo”, AI đã sẵn sàng nói “Xin chào quý khách, em có thể giúp gì cho anh/chị hôm nay?”.Đó chính là Vertize AI – lễ tân ảo đẳng cấp trong thời đại số.
Bài viết bởi Long Huỳnh – Thành viên @CongDongAI.vn Từ nay, lễ tân không cần ca đêm – vì đã có Vertize AI trực thay bạn 24/7.Bài viết liên quan
