AI Cách Notion AI giúp bạn viết email chuyên nghiệp trong 1 phút

[Centrixsoftware]

Email là thứ tưởng đơn giản nhưng lại “ngốn não” kinh khủng: mở đầu sao cho lịch sự, trình bày sao cho rõ, chốt sao cho người ta trả lời, và đặc biệt là… đừng bị dài dòng.

Tin vui: Notion AI có thể giúp bạn viết email nhanh vì nó hỗ trợ ngay trong trang bạn đang làm việc: tạo nội dung, chỉnh sửa inline, đổi tone, sửa lỗi, thậm chí tạo “email draft”.

Dưới đây là quy trình viết email chuyên nghiệp trong 60 giây, kèm template + prompt để bạn “cắm là chạy”.

Vì sao email “chuyên nghiệp” lại khó?​

3 lý do phổ biến:

1. Bạn thiếu khuôn: không biết cấu trúc email theo mục tiêu
2. Bạn thiếu bối cảnh: viết xong thấy “không đúng người nhận”
3. Bạn sợ sai tone: thân quá thì thiếu nghiêm túc, nghiêm quá thì cứng

Giải pháp không phải “viết hay hơn”, mà là có quy trình và có template.

Notion AI giúp gì cho email?​

Trong tài liệu “Notion AI for docs”, Notion hướng dẫn bạn có thể:

• bôi đen đoạn văn → Ask AI để chỉnh sửa nội dung, đổi tone, rút gọn/mở rộng
• dùng /AI blocks như /custom AI block để tạo output theo yêu cầu dựa trên context của page

Và trong trang “What is Notion AI?”, Notion nêu rõ Notion AI inline có thể tạo nội dung mới như outline, email draft, table… ngay trên page.


=> Tóm lại: Notion AI giúp bạn ra bản nháp nhanh + sửa nhanh trong đúng nơi bạn lưu brief/công việc.

Xem thêm: Nâng cấp Tài khoản Notion AI Pro – 12 tháng

Quy trình viết email 1 phút (60 giây) — làm đúng là ra email “gửi được”​

0–10 giây: Chọn loại email​

Chỉ cần xác định 1 trong các nhóm:

• Xin việc / phỏng vấn
• Follow-up
• Đặt lịch họp
• Xin lỗi / xử lý sự cố
• Chào hàng / báo giá
• Nhắc thanh toán
• Báo cáo tuần

10–25 giây: Dán “bối cảnh 5 dòng”​

Đây là bí kíp giúp email bớt mùi AI và đúng mục tiêu.


Copy khung này:

• Người nhận là ai + vai trò: …
• Mục tiêu email: …
• Bối cảnh 1–2 câu: …
• Deadline/khung thời gian: …
• CTA mong muốn (trả lời/gọi/hẹn lịch): …
• Tone: trang trọng / thân thiện / dứt khoát / ngắn gọn

25–45 giây: Generate 2 phiên bản (short & full)​

Một mẹo cực hữu ích: luôn yêu cầu AI viết 2 bản:

• Bản short: 6–8 dòng, cực gọn
• Bản full: chi tiết hơn, có bullet nếu cần

45–60 giây: Tối ưu “3 điểm ăn tiền”​

• Subject line (đúng việc, đúng bối cảnh)
• CTA rõ (muốn người ta làm gì)
• Độ dài (ngắn hơn thường tốt hơn)

---

7 template email “ăn chắc” (copy dùng liền)​

Mình đưa dạng “khuôn”, bạn chỉ việc thay phần trong ngoặc.

1) Email đặt lịch họp​

• Subject: [Mục tiêu] – đề xuất lịch [ngày/tuần]
• Mở: Chào [Tên], mình là…
• Nội dung: 1–2 câu mục tiêu
• Đề xuất 2–3 mốc giờ
• CTA: xác nhận slot hoặc đề xuất lịch khác
• Kết: cảm ơn + chữ ký

2) Email follow-up sau buổi trao đổi​

• Nhắc lại bối cảnh
• Tóm tắt 3 gạch đầu dòng
• Chốt next step + deadline

3) Email xin lỗi khách hàng​

• Xin lỗi rõ ràng
• Nêu vấn đề (không vòng vo)
• Nêu cách xử lý + thời gian hoàn tất
• CTA: xác nhận đã nhận thông tin

4) Email nhắc thanh toán​

• Nhắc invoice + hạn
• Cung cấp link/chi tiết
• CTA: xác nhận thời gian thanh toán

5) Email báo giá​

• Tóm tắt nhu cầu
• Bảng gói (có thể bullet)
• Điều kiện & thời hạn
• CTA: chọn gói / đặt call

6) Email xin việc​

• 1 câu “fit” rõ ràng
• 3 gạch đầu dòng thành tựu
• CTA: xin lịch phỏng vấn

7) Email báo cáo tuần​

• Progress (3 bullet)
• Blockers (nếu có)
• Next week plan (3 bullet)

20 prompt Notion AI viết email (siêu cụ thể, dùng là ra)​

Bạn có thể lưu vào “Prompt Library” trong Notion.

1. Email đặt lịch họp (2 phiên bản)

Viết email đặt lịch họp. Trả ra 2 phiên bản: short (≤90 từ) và full (≤160 từ). Có 3 đề xuất thời gian. Tone: chuyên nghiệp, thân thiện. Kèm 5 subject lines.

1. Email follow-up sau meeting

Từ nội dung ghi chú dưới đây, viết email follow-up gồm: 1 câu cảm ơn + 3 bullet recap + 3 action items + deadline + CTA xác nhận.

1. Email xin lỗi khách hàng

Viết email xin lỗi vì [sự cố]. Yêu cầu: nhận lỗi rõ ràng, không đổ thừa, nêu kế hoạch xử lý theo mốc thời gian, cam kết cập nhật. Tone: chân thành, bình tĩnh.

1. Email nhắc thanh toán

Viết email nhắc thanh toán lịch sự. Có thông tin: invoice số…, hạn…, số tiền…, phương thức…. Kèm 5 subject lines.

1. Email báo giá

Viết email báo giá theo 2 lựa chọn gói (Standard/Pro). Trình bày bullet, có CTA đặt lịch 15 phút.

1. Email xin việc

Viết email xin việc vị trí [X]. Có 3 bullet thành tựu, 1 câu chứng minh phù hợp, CTA xin lịch phỏng vấn. Tone: tự tin nhưng khiêm tốn.

1. Rút gọn email

Rút gọn email sau xuống còn ≤90 từ, giữ nguyên ý quan trọng và CTA.

1. Đổi tone

Giữ nguyên nội dung nhưng đổi tone: trang trọng hơn / thân thiện hơn / dứt khoát hơn.

1. Chống hiểu nhầm

Viết lại email để tránh hiểu nhầm, thêm câu xác nhận phạm vi & deadline.

1. Tạo subject line

Đề xuất 12 subject lines, chia 3 nhóm: rõ ràng, thân thiện, khẩn (không spam).

(… bạn có thể lặp lại theo từng tình huống của bạn; nguyên tắc là: bối cảnh + format + giới hạn độ dài.)

Mẹo để email “ra người” (và ít sai)​

• Đưa dữ kiện thật: số tiền, deadline, tên dự án, tên người nhận
• Luôn yêu cầu format: Subject + Greeting + Body + CTA + Sign-off
• Luôn xin 2 bản: short & full
• Checklist trước khi gửi: tên đúng, thời gian đúng, CTA rõ, không “mập mờ”

Lưu ý bảo mật khi viết email bằng Notion AI​

Notion nêu rõ: mặc định Notion và AI subprocessors không dùng Customer Data để train model, và có ràng buộc hợp đồng về việc này.
Dù vậy, nếu email chứa dữ liệu cực nhạy cảm (thông tin tài khoản, dữ liệu pháp lý…), bạn vẫn nên cân nhắc mức độ đưa vào prompt và tuân thủ quy định nội bộ.

Kết luận​

Viết email chuyên nghiệp trong 1 phút là khả thi khi bạn có:

1. khuôn bối cảnh 5 dòng,
2. template theo tình huống,
3. prompt có format + giới hạn độ dài.

Notion AI đặc biệt hợp vì nó tạo và chỉnh email ngay trong workspace, dùng được các cách như Ask AI và AI blocks để biến bản nháp thành email “gửi được” cực nhanh.