Hướng Dẫn Tạo Smart Email Responder – Agent Trả Lời Email Khách Hàng Tự Động Bằng ChatGPT

[Long Huỳnh]

Hướng Dẫn Tạo Smart Email Responder – Agent Trả Lời Email Khách Hàng Tự Động Bằng ChatGPT​

Trong kinh doanh online, dịch vụ khách hàng hoặc freelance – việc phản hồi email nhanh chóng, lịch sự, đúng giọng điệu… là yếu tố sống còn.
Vậy nếu mỗi lần có email đến, một “trợ lý AI” tự đọc – hiểu – viết lại bản nháp phản hồi giùm bạn thì sao?
Đó chính là sức mạnh của Smart Email Responder Agent trên nền tảng Zapier AI Agents.

Mục tiêu bài hướng dẫn​

Tạo một Agent có thể:

• Phát hiện khi có email mới từ khách hàng
• Trích xuất nội dung và tên người gửi
• Gửi nội dung đó đến ChatGPT API để viết email trả lời phù hợp
• Gửi bản nháp vào Gmail/Notion/Slack để bạn duyệt và gửi

🛠 Cần chuẩn bị​

1. Tài khoản Zapier (dùng bản Professional để chạy nhiều bước)
2. Kết nối với Gmail (hoặc Outlook)
3. API key của OpenAI (hoặc dùng Zapier GPT function)
4. Gmail/Notion để lưu bản nháp phản hồi

Các bước tạo Agent​

Bước 1: Truy cập Zapier Agents​

• Vào https://zapier.com/agents
• Chọn Create Agent
• Đặt tên: Smart Email Responder
• Mô tả (prompt):
  
  

  Every time a new email arrives from a customer, extract the content and sender's name. Use GPT to write a polite, helpful reply. Then save the draft to Gmail or a Notion page.

Bước 2: Thiết lập Trigger (bước 1)​

• App: Gmail
• Event: New Email Matching Search
• Điều kiện lọc:
  
  • Label: Inbox
  • Subject hoặc Sender chứa từ khoá như “đơn hàng”, “hỗ trợ”, “tư vấn”,...

Bước 3: Gửi nội dung sang GPT (bước 2)​

• App: OpenAI hoặc Zapier GPT
• Prompt mẫu:

Nếu muốn cá nhân hóa sâu hơn, có thể thêm tên người gửi vào prompt.

You are a helpful customer support assistant.
Here's an email from a customer:
---
{{Email Body}}
---
Please write a polite and professional reply in Vietnamese, responding directly to the customer's concern. Keep it short and friendly.

Nếu muốn cá nhân hóa sâu hơn, có thể thêm tên người gửi vào prompt.

Bước 4: Gửi bản nháp (bước 3)​

Tuỳ chọn A – Gửi thẳng vào Gmail (ở dạng bản nháp):

• App: Gmail
• Event: Create Draft
• To: {{Sender email}}
• Subject: RE: {{original subject}}
• Body: nội dung từ bước GPT trả về

Tuỳ chọn B – Gửi bản nháp vào Notion hoặc Slack:

• App: Notion
• Action: Create Page
• Nội dung gồm: người gửi, email gốc, bản nháp trả lời từ GPT

Gợi ý nâng cao​

• Thêm logic AI phân loại câu hỏi thành: đơn hàng, khiếu nại, tư vấn → đổi prompt tương ứng
• Kết nối CRM (nếu có) để AI biết lịch sử khách hàng → viết trả lời cá nhân hóa hơn
• Nếu email không liên quan (spam), AI có thể tự đánh dấu & bỏ qua

Kết quả sau khi thiết lập​

Từ giờ trở đi, bạn sẽ:
Nhận mỗi email kèm bản nháp trả lời chuyên nghiệp
Đỡ mất 80% thời gian suy nghĩ viết thư
Duy trì giọng điệu lịch sự – thân thiện – đúng thương hiệu
Có thể tuỳ chỉnh và gửi trong 1 click!

FAQ​

Q1: Có thể gửi tự động luôn không?
A1: Có. Tuy nhiên, em khuyên nên để dạng "Create Draft" để duyệt trước, tránh rủi ro nội dung nhạy cảm.

Q2: Dùng được cho Outlook không?
A2: Có. Zapier cũng hỗ trợ Outlook, cách làm gần giống Gmail.

Q3: Có thể trả lời bằng tiếng Việt không?
A3: 100%. Chỉ cần thêm yêu cầu "write reply in Vietnamese" vào prompt là xong.

Tổng kết​

Tạo Agent trả lời email bằng ChatGPT là một trong những ứng dụng mạnh nhất mà mọi freelancer, agency, CSKH nên làm đầu tiên.
Thay vì mệt mỏi trả lời từng thư, bạn chỉ cần duyệt lại bản nháp AI đã viết sẵn. Nhanh – chuẩn – lịch sự!

Truy cập tạo ngay tại: https://zapier.com/agents
Hướng dẫn bởi Long Huỳnh – Diễn đàn Cộng Đồng AI | congdongai.vn