HDSD Hướng Dẫn Sử Dụng PolyAI – Trợ Lý Giọng Nói AI Biết Nói Chuyện Như Con Người

[Long Huỳnh]

Hướng Dẫn Sử Dụng PolyAI – Trợ Lý Giọng Nói AI Biết Nói Chuyện Như Con Người​

Bài hướng dẫn chi tiết – dành cho doanh nghiệp, call center, dịch vụ chăm sóc khách hàng, khách sạn, F&B, logistics

---

PolyAI là gì?​

PolyAI là nền tảng Voice AI tiên tiến cho phép doanh nghiệp tạo trợ lý giọng nói (voicebot) có khả năng trò chuyện tự nhiên như người thật, xử lý 24/7, không mệt mỏi, không nhầm lẫn.
Điểm mạnh của PolyAI:

• Nhận diện giọng nói cực chính xác
• Tương tác đa ngôn ngữ
• Giọng nói tự nhiên như tổng đài viên thật
• Hiểu ngữ cảnh và ý định người gọi
• Kết nối CRM / đặt chỗ / quản lý đơn hàng

Hiểu nhanh: PolyAI = “Tổng đài viên ảo biết nói chuyện như người thật”.

---

PolyAI có thể làm gì?​

Nhận cuộc gọi & phản hồi tự động
Hiểu ý định (Intent) bằng NLP mạnh mẽ
🎙 Nói chuyện tự nhiên, giọng thật, có cảm xúc
🍽 Nhận đặt bàn / đặt lịch / đặt hàng
Check-in khách sạn – trả lời câu hỏi thường gặp
Theo dõi đơn hàng / đổi trả / hỗ trợ khách hàng
Tích hợp CRM – POS – Ticket System
Ghi log – phân tích hội thoại AI

---

Ai nên dùng PolyAI?​

Nhóm người dùng	Lợi ích
Call Center	Giảm 50–80% cuộc gọi lặp lại
Khách sạn	Tự động nhận đặt phòng, FAQ
🍽 Nhà hàng	Nhận đặt bàn – thay đổi lịch – takeaway
Dịch vụ vận tải	Theo dõi đơn hàng 24/7
Doanh nghiệp	Giảm chi phí hỗ trợ khách hàng
E-commerce	Xử lý yêu cầu nhanh – không đợi tổng đài

---

🛠 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POLYAI (CHI TIẾT TỪ A → Z)​

---

Bước 1: Tạo tài khoản & truy cập Dashboard​

Vào website: https://poly.ai
→ Đăng ký bằng email doanh nghiệp
→ Đăng nhập PolyAI Dashboard
Gồm các mục:

• Voice Assistants
• Call Flows
• Knowledge Base
• Integrations
• Analytics

---

Bước 2: Tạo Voice Assistant mới​

1. Vào tab Voice Assistants
2. Chọn Create Assistant
3. Chọn ngôn ngữ (EN, ES, FR... tiếng Việt hiện hỗ trợ qua custom pipeline)
4. Chọn giọng AI (nam/nữ, tone lịch sự hoặc thân thiện)

---

Bước 3: Xây dựng kịch bản hội thoại (Call Flow)​

PolyAI dùng cấu trúc Intent-based, không phải cây quyết định cứng nhắc.
Các bước:

Tạo Intents​

Ví dụ:

• Đặt bàn
• Kiểm tra đơn hàng
• Hủy lịch
• Thắc mắc về giá
• Chuyển gặp nhân viên

Thiết lập “training phrases”​

Nhập các câu khách hàng có thể nói:

Tôi muốn đặt bàn tối nay.
Cho tôi xem tình trạng đơn hàng.
Tôi muốn đổi giờ đặt lịch.

Tạo “Responses”​

Giọng AI trả lời tự nhiên:

Dạ vâng, anh muốn đặt bàn vào mấy giờ ạ?
Anh vui lòng cho em mã đơn để kiểm tra nhé.

---

Bước 4: Kết nối hệ thống doanh nghiệp​

Trong mục Integrations, anh có thể kết nối:

• CRM (HubSpot, Salesforce…)
• POS / hệ thống đặt bàn
• Booking engine
• Logistics API
• Zalo OA / Facebook (qua voice gateway)
• Twilio / SIP / Tổng đài IP

Quan trọng để Voicebot xử lý yêu cầu thật, không chỉ “trả lời suông”.

---

Bước 5: Thiết lập số hotline​

Chọn:

• Số mới từ PolyAI
• Hoặc kết nối số tổng đài của doanh nghiệp (SIP/Twilio)

Khi khách gọi → PolyAI nhận máy trước.

---

Bước 6: Test hội thoại​

Vào Test Call Simulator:
Anh có thể:

• Nói trực tiếp
• Gõ text mô phỏng
• Xem log & cách AI hiểu câu nói

PolyAI hiển thị:

• Intent detected
• Entities (tên sản phẩm, thời gian, số lượng…)
• Confidence score

---

Bước 7: Triển khai thật (Go Live)​

Nhấn Publish → PolyAI lập tức hoạt động.

---

VÍ DỤ THAO TÁC THỰC TẾ​

Mục tiêu	Công cụ dùng	Kết quả
Tự động nhận đặt bàn	Intent: Reservation	80% cuộc gọi được bot xử lý
Theo dõi đơn hàng	API Integration	Trả kết quả real-time
Chuyển cuộc gọi khó	Human Escalation	Giao đúng nhân viên phụ trách
Giảm tải call center	Voice Assistant	Tiết kiệm 40–60% chi phí tổng đài

---

MẪU KỊCH BẢN THOẠI POLYAI (COPY DÙNG NGAY)​

Đặt bàn nhà hàng​

Khách: “Tôi muốn đặt bàn tối nay.”
Bot: “Dạ vâng, anh muốn đặt mấy người và vào lúc mấy giờ ạ?”
Khách: “4 người, 7 giờ.”
Bot: “Em đã đặt bàn 4 người lúc 19:00, anh có yêu cầu gì thêm không ạ?”

---

Kiểm tra đơn hàng​

Khách: “Đơn hàng của tôi đang ở đâu?”
Bot: “Anh vui lòng cho em mã đơn hàng để kiểm tra giúp ạ.”
Khách: “DH12345.”
Bot: “Dạ vâng, đơn DH12345 hiện đang giao đến Quận 1 và dự kiến có mặt trong 25 phút nữa.”

---

Chuyển gặp nhân viên​

If confidence score < 0.6 → escalate to human agent.

---

MẸO SỬ DỤNG HIỆU QUẢ​

• Huấn luyện nhiều câu mẫu để AI hiểu tốt
• Luôn thêm fallback: “Anh có thể nói lại giúp em không ạ?”
• Dùng giọng trung tính cho tổng đài, giọng vui cho dịch vụ F&B
• Kiểm tra log hằng ngày để cập nhật intents mới
• Tối ưu API để bot xử lý nhanh hơn

---

FAQ – Câu hỏi thường gặp​

PolyAI có hỗ trợ tiếng Việt không?
Có thể triển khai qua custom ASR + TTS, cần cấu hình thêm.
Độ tự nhiên của giọng thế nào?
Rất giống người thật, tốt hơn hầu hết voicebot trên thị trường.
Có thay thế hoàn toàn tổng đài viên không?
Không.
Nhưng có thể xử lý 70–90% yêu cầu đơn giản.
Có phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ không?
Nếu lượng cuộc gọi > 50/ngày → rất đáng dùng.
Cần kỹ thuật khó không?
Không.
Anh chỉ cần viết kịch bản, còn AI tự xử lý.

---

BẢNG GIÁ (Tham khảo)​

Gói	Tính năng	Giá
Pilot	Test bot	Từ 300–500$/tháng
Business	Voicebot full tính năng	Theo cuộc gọi
Enterprise	Tích hợp API + SLA	Liên hệ

---

CHECKLIST NHANH​

Tạo tài khoản PolyAI
Tạo Voice Assistant mới
Xây Intent + Training Phrases
Kết nối hệ thống (CRM/POS/API)
Test hội thoại
Publish và triển khai tổng đài AI 24/7

---

TỔNG KẾT​

PolyAI là một trong những nền tảng Voice AI mạnh nhất thế giới – giúp doanh nghiệp tạo tổng đài ảo nói chuyện tự nhiên, chính xác và tốc độ cao.
Nó giảm mạnh chi phí chăm sóc khách hàng, tăng trải nghiệm khách và hoạt động được 24/7 không lỗi.

Đối với doanh nghiệp hiện đại, PolyAI chính là “chìa khóa” để đưa dịch vụ khách hàng sang kỷ nguyên tự động hóa bằng giọng nói.