Hướng dẫn sử dụng Glean AI từ A–Z
Hướng dẫn sử dụng Glean AI từ A–Z“ChatGPT dành riêng cho dữ liệu nội bộ doanh nghiệp”
Vì sao Glean AI trở thành công cụ chiến lược trong doanh nghiệp?
Trong hầu hết tổ chức, vấn đề không phải là thiếu dữ liệu, mà là:- Dữ liệu nằm rải rác: Google Drive, Slack, Confluence, Jira, Notion…
- Nhân sự mới khó tìm thông tin cũ
- Nhân sự cũ mất thời gian hỏi lại hoặc search thủ công
- Tri thức nội bộ không được tận dụng hiệu quả
một AI tìm kiếm & hỏi–đáp thông minh, hiểu sâu dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp.
Glean AI là gì?
Glean AI là nền tảng AI Search & Knowledge Assistant cho doanh nghiệp, cho phép bạn:- Kết nối toàn bộ công cụ nội bộ
- Search bằng ngôn ngữ tự nhiên
- Hỏi – đáp trực tiếp như ChatGPT
- Trả lời dựa trên dữ liệu nội bộ, không dùng dữ liệu công khai
- Tuân thủ chặt chẽ quyền truy cập & bảo mật
- Doanh nghiệp vừa & lớn
- Tổ chức có nhiều tài liệu nội bộ
- Team remote / hybrid
- Bộ phận IT, HR, Product, Operation
Hướng dẫn sử dụng Glean AI từng bước
BƯỚC 1: Thiết lập Glean AI cho doanh nghiệp
Việc triển khai Glean thường do IT / Admin thực hiện:- Tạo workspace Glean cho doanh nghiệp
- Kết nối các nguồn dữ liệu nội bộ:
- Google Drive
- Slack
- Confluence
- Jira
- Notion
- GitHub (tuỳ nhu cầu)
- Đồng bộ dữ liệu & phân quyền truy cập
Glean tôn trọng quyền sẵn có:bạn chỉ thấy dữ liệu mà bạn được phép xem.
BƯỚC 2: Tìm kiếm nội bộ bằng ngôn ngữ tự nhiên
Thay vì:Bạn có thể hỏi:
Glean AI sẽ:
- Hiểu câu hỏi
- Tìm đúng tài liệu liên quan
- Trả kết quả kèm nguồn gốc rõ ràng
Không cần nhớ file nằm ở đâu. BƯỚC 3: Hỏi – đáp như ChatGPT (trên dữ liệu nội bộ)
Bạn có thể hỏi:- “Quy trình xin nghỉ phép hiện tại là gì?”
- “Roadmap sản phẩm quý này?”
- “Ai phụ trách dự án X?”
- Tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn
- Trả lời bằng ngôn ngữ tự nhiên
- Dẫn link tới tài liệu gốc
Đây là điểm khiến Glean được gọi là“ChatGPT cho doanh nghiệp”.
BƯỚC 4: Khám phá tri thức & mối liên kết
Glean AI giúp bạn:- Phát hiện tài liệu liên quan
- Nhìn thấy:
- Ai viết
- Cập nhật khi nào
- Liên kết với tài liệu khác
Giúp hiểu bối cảnh, không chỉ đọc nội dung rời rạc. BƯỚC 5: Hỗ trợ onboarding & làm việc hằng ngày
Với nhân sự mới:- Không cần hỏi nhiều người
- Có thể tự hỏi Glean AI
- Tiết kiệm thời gian search
- Tránh trả lời lặp lại
Glean AI hoạt động như bộ não tập thể của doanh nghiệp.
Ứng dụng thực tế của Glean AI
| Bộ phận | Cách dùng Glean AI | Giá trị |
|---|---|---|
| HR | Onboarding | Nhân sự vào việc nhanh |
| Product | Search roadmap | Rõ định hướng |
| IT | Tài liệu kỹ thuật | Giảm support |
| Operation | Quy trình nội bộ | Ít sai sót |
| Management | Nắm thông tin | Ra quyết định nhanh |
Kinh nghiệm dùng Glean AI hiệu quả
Dùng Glean như “cổng tri thức”, không phải search box
- Hãy hỏi câu hỏi đầy đủ
- Nói rõ mục đích
→ AI trả lời chính xác hơn.
Chuẩn hóa tài liệu nội bộ
Glean mạnh nhất khi:- Tài liệu có cấu trúc
- Tên file rõ ràng
- Ít bản trùng lặp
Khuyến khích nhân sự dùng Glean thay vì hỏi miệng
→ Giảm gián đoạn→ Tri thức không bị thất lạc
Checklist nhanh khi dùng Glean AI
- Kết nối đầy đủ nguồn dữ liệu
- Kiểm tra phân quyền truy cập
- Dùng câu hỏi ngôn ngữ tự nhiên
- Kiểm tra nguồn gốc câu trả lời
- Dùng Glean cho onboarding & vận hành
- Cập nhật tài liệu định kỳ
FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Glean AI có dùng dữ liệu công khai không?→ Không. Glean chỉ dùng dữ liệu nội bộ doanh nghiệp.
2. Có an toàn & bảo mật không?
→ Có. Glean tuân thủ phân quyền và chuẩn bảo mật doanh nghiệp.
3. Glean AI khác ChatGPT Enterprise thế nào?
→ Glean tập trung search & tri thức nội bộ, không phải AI tổng quát.
Kết luận
Glean AI không giúp doanh nghiệp “có thêm dữ liệu”,mà giúp doanh nghiệp khai thác tri thức đã có.
Nếu bạn:
- Có nhiều tài liệu nội bộ
- Nhân sự tốn thời gian tìm thông tin
- Muốn AI phục vụ đúng dữ liệu doanh nghiệp
Glean AI là giải pháp rất đáng cân nhắc cho tổ chức nghiêm túc.Bài viết liên quan