Hướng dẫn sử dụng Claap AI từ A–Z
Hướng dẫn sử dụng Claap AI từ A–Z“Thư ký video” thông minh cho các cuộc họp phức tạp
Vì sao Claap AI trở nên quan trọng trong môi trường làm việc từ xa?
Trong môi trường làm việc hybrid và remote, nhiều vấn đề thường xuyên xảy ra:- Cuộc họp dài nhưng thiếu recap rõ ràng
- Người vắng mặt không nắm được nội dung
- Action items không được ghi nhận đầy đủ
- Video ghi lại nhưng không ai xem lại
Biến video thành nội dung có cấu trúc Tóm tắt, trích xuất quyết định và nhiệm vụ Tăng tính minh bạch sau cuộc họp
Hướng dẫn sử dụng Claap AI từng bước
BƯỚC 1: Tạo tài khoản & kết nối công cụ họp
- Truy cập Claap AI
- Đăng ký tài khoản
- Kết nối với:
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Cho phép Claap tự động tham gia cuộc họp
- Hoặc upload video sau khi họp xong
BƯỚC 2: Ghi lại hoặc tải video cuộc họp
Claap AI có hai cách xử lý:- Tham gia cuộc họp trực tiếp và ghi lại
- Upload file video đã có
- Tạo transcript
- Phân tích nội dung
- Nhận diện chủ đề chính
BƯỚC 3: Nhận bản tóm tắt thông minh
Sau khi phân tích xong, Claap AI cung cấp:- Summary cuộc họp
- Key points
- Decision
- Action items
- Chỉnh sửa nội dung
- Thêm ghi chú
- Gửi cho team
Đây là bước quan trọng giúp giảm phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân. BƯỚC 4: Chia sẻ nội dung có cấu trúc
Claap cho phép:- Chia sẻ link video kèm summary
- Comment theo từng mốc thời gian
- Gắn tag người liên quan
- Xem nhanh phần quan trọng
- Không cần xem toàn bộ video
BƯỚC 5: Tích hợp với hệ quản lý công việc
Claap AI có thể kết nối với:- Slack
- Notion
- Asana
- Jira
- Đồng bộ
- Theo dõi tiến độ
Ứng dụng thực tế của Claap AI
| Tình huống | Giá trị |
|---|---|
| Họp kỹ thuật | Ghi lại quyết định rõ ràng |
| Họp khách hàng | Tóm tắt cam kết |
| Họp nội bộ | Theo dõi task |
| Team remote | Giảm hiểu nhầm |
Mẹo sử dụng Claap AI hiệu quả
Chuẩn hóa cách phát biểu trong họp
Ví dụ:- “Decision:”
- “Action item:”
- “Deadline:”
Review trước khi chia sẻ
AI có thể hiểu sai bối cảnh.Nên chỉnh sửa nhanh trước khi gửi chính thức.
Kết hợp với workflow nội bộ
Đừng để summary tồn tại riêng lẻ.→ Đồng bộ vào hệ thống quản lý dự án.
Checklist nhanh khi dùng Claap AI
- Kết nối công cụ họp
- Ghi hoặc upload video
- Kiểm tra transcript
- Review summary
- Đồng bộ action items
- Chia sẻ cho team
FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Claap AI có thay thế thư ký cuộc họp không?→ Không hoàn toàn, nhưng giảm đáng kể công việc ghi chép.
2. Có phù hợp cho doanh nghiệp lớn không?
→ Có, nếu tích hợp tốt với hệ thống nội bộ.
3. Có nên dùng cho họp nhạy cảm?
→ Cần cân nhắc chính sách bảo mật nội bộ.
Tổng kết
Claap AI không làm cuộc họp ngắn hơn.Nhưng giúp:
Cuộc họp có cấu trúc Nội dung rõ ràng Trách nhiệm minh bạchTrong môi trường làm việc nhiều video và họp online, một “thư ký video” như Claap có thể giúp team làm việc hiệu quả và có hệ thống hơn.
Bài viết liên quan
